Det ses at flere og flere virksomheder har øget fokus på dokumentbehandling, og med god grund. I dét verden bliver mere digitaliseret, er der flere og flere dokumenter, der rykkes fra fysisk form til digital form. Og tro det eller ej, det kan være lige så forvirrende at finde rundt i en bunke dokumenter på din computer, som det kan være hvis de er i den fysiske form.
Ordn dokumenterne på din computer med det samme
En god anbefaling er altid at ordne dine dokumenter idét du modtager dem. Allokér dem i rette mappe eller rette fil med det samme. Det er sket før og det kommer til at ske igen, at man venter med at allokere dem og det ender med at være et værre rod, som er langt værre end det var til at starte med.
Derudover kan denne håndtering af dokumenterne også være behjælpelig for andre, hvis de skal ind i dit system eller tilgå din computer. Ved at have styr på sagerne vil alle i din virksomhed drage fordele af dette.
Der findes også programmer til den slags
Heldigvis er teknologien så udviklet i dag, at der findes ekstremt mange programmer, der er meget behjælpelige med at holde styr på dokumentbehandlingen. Fakturascanning, datascanning, Pleo, CRM og en masse andre systemer. Disse systemer kan i nogle tilfælde selv allokere dokumenter til deres rette plads, nogle af systemer gemmer selv dokumenterne automatisk.
I dag
Vigtigheden af ovenstående ses tydeligt i dagens Danmark. Der findes sågar virksomheder, som lever af at hjælpe med dokumentbehandling og håndtering. I Odsherred kommune, som er en meget lille erhvervskommune, findes der 2 virksomheder som udelukkende arbejder med dokument- håndtering & behandling. Disse specialiserer sig i fotokopiering, dokumentbehandling, fakturascanning og ad hoc kontoropgaver. I København findes et utal af virksomheder, som arbejder med præcis det samme.